「明日からやってみようかな♪」と思えるSF流シンプル面談 No.6 諏訪太郎

「交換日記」と言う名の業務月報

11/6(土)の夜に、「SFマネジャー解体新書」というタイトルで、「SF実践者の”ザ・リアル”」で一緒に執筆している小林シンイチロウさんと、SFを使ったマネジメントについて、お話しさせていただきました。

アンケートなどを拝見させていただく中で感じたのが、「紙一枚」を使った「紙に書くコミュニケーション」について、関心を持ってもらったんだなと言うことです。

コミュニケーションと聞くと、「話す」ことを一番に思い浮かべる方が大半だと思います。

でも、人材育成に関していうと、文字を使ったコミュニケーションが効果的であることをご存じでしたか?今回は、私が実践している文字を使った人材育成である、「交換日記日報」についてお話させていただきます。

交換日記こそ理想のコミュニケーション

「交換日記」と聞いたときに、みなさまは、どんなイメージを持たれていますか?

「友達とやってました!」と言う人、「彼氏(彼女)とやってました!」と言う人など、特に女性の方は、交換日記をしたことがある人は多いのではないでしょうか。

今のようにスマホがなかった時代は、交換日記は友達との主要なコミュニケーションツールでした。

「今日、どんなことがあったのか?」

「今、どんなことで悩んでいる?」

お互いに楽しかった思い出を書きあって、お互いに楽しみを共有する日もあるでしょう。

普段は言えないような秘密にしたい内容を書き、相談にのってもらう日もあるでしょう。

異性との交換日記は、何を書くにもドキドキしながら書いていたでしょう。

特にルールもなく、気軽に、どんなことでも書けることが交換日記の良いところであり、だからこそ続けることが出来、続けることでお互いの信頼関係が増していくのだと思います。

なせ、交換日記が業務月報になるのか?

私がスタッフと行う業務月報は「交換日記日報」と言います。

なぜ、交換日記日報と言うのかと言うと、「まるで、諏訪さんと交換日記をしているみたいですね」という部下の一言から来ています。

通常の業務月報のイメージは、どんなイメージでしょうか?

日々の数字を書き込み、業務の進捗を書き込んでいくという、お世辞にも率先してやりたいというイメージはわかないのではないでしょうか。

それに対して、私がやっている業務月報は、まるで部下と交換日記でもやっているかのような業務月報になります。

だから、多くの部下は楽しみながら書いてくれています。

「今日、こんなことがあって嬉しかったです!」

「今日は、こんなことやりました!」

「実は、こんなことを考えているんですがどうですか?」

部下が嬉しかったことに対しては、「素晴らしいですね!」ときちんと言葉で答えてあげます。

部下がやっていることに対しては、「これをやってくれているんですね、ありがとう!」とねぎらいの言葉を添えてあげます。

部下が仕事の提案をしてきてくれた時には、「ぜひ、実践してみて、そして結果報告お願いね」と、部下が仕事をしやすいように返事をします。

部下への返答は、基本的にはOKメッセージを意識して返答しています。

特に、私は言葉で感謝などを伝えることが苦手です。

本来なら「素晴らしいですね!最高です!」と言葉で、最大限の喜びを伝えてあげたいのですが、ちょっと恥ずかしいんです。

だから、言葉でももちろん伝えますが、それはちょっと控えめに。

その分、文字で最大限の喜びを伝えています。

また、OKメッセージだからといって、褒めないといけないわけではありません。

例えば、部下が「こんなことをやっています」と報告をくれた場合は、上記の様に「これをやってくれているんですね。ありがとう」と、部下がやってくれていることをただただ認めてあげることで大丈夫です。

そうすることで、部下は安心感をもって仕事を進めることが出来ます。

このように、日々の業務月報を、まるで交換日記のように行うことで、部下との信頼関係は深まっていき、上司は部下がどのようなことを考えて仕事をしているのかが分かり、部下は上司から日々承認されることで仕事に自信をもって取り組むことが出来ます。

日々の業務月報を交換日記日報に変えるだけで、なんと一挙三得にもなるんです。

紙に書くコミュニケーションには、実は、これだけの力があるのです。

リモートワーク時代にこそ「紙一枚+SF」

どうでしょうか、書くコミュニケーションについて少しは興味をもっていただけましたでしょうか?

部下の育成を行うとき、書くコミュニケーションとSFはとても相性がいいです。

普段会話だととっさにSFで会話が出来ないという方も、書くコミュニケーションなら返信をじっくり考えることができます。

そうすると、SFの手法を使って、上手に返信が出来るようになります。

実際に、私も日々の交換日記日報で、SFの手法を身につけていきました。

また、コロナの影響で、リモートワークの会社が増えてきました。

リモートワークでは、通常の会話でのコミュニケーションが希薄になります。

そんな時代だからこそ、書くコミュニケーションはこれらか活躍の場が増えてくるのかなと考えています。

書くコミュニケーションとSFは、まさにゴールデンタックです。

ぜひ、日々の仕事や私生活で試してみませんか。

きっと、この2つのツールを使うことで、大きく現状が変化していきます。

「明日からやってみようかな♪」と思えるSF流シンプル面談 No.6 諏訪太郎” に対して3件のコメントがあります。

  1. おっくん より:

    ほし、、いや諏訪さんへ

     先日のSFマネージャー対談で諏訪さんの正体が明らかになったせいかコメント投稿も肩の力がすっと抜けた心持ちです。
     しかも、コラムの交換日記という言葉の懐かしさとともに、その繊細な心遣いから来る安心感にも「なるほど」と目から鱗でした。
     私はこれまでリアル重視派?でしたが、確かに相手を目の前にした時の言葉の選択や伝える表情、空気の読み、タイミング(それらも醍醐味でもある)への迷いはあったはずなので、その迷いが溶けていくような気さえしています。

     また、紙一枚によるコミュニケーションは、対面が苦手と仰る諏訪さんだからこその発想でもあり、場合によっては対面以上に有効なコミュニケーションの手段である思いました。私には部下の皆さんの安心してお仕事される様子が伺えるようですし、実は部下の皆さんもその諏訪さんの苦手でさえ諏訪さんらしさと捉えているのかなあと思ってしまいます。
    職場にとても良い雰囲気が生まれているんでしょうね。
     
     そう言えば、会社勤務時代に業務連絡メールに、お天気や季節、最近起こったことなどの記事を寄せて送ることで、相手との親近感を作り出した事を思い出します。最近のSNSでのやり取りもわたしの中では交換日記に近いものがあるのかもしれません。

     では、何故「書くこと」に対面以上の効果が見られるのでしょうか。私なりにキーワードを並べてみました。

     感じる(右脳)+考える(左脳)
     記録に残せて繰り返し見れる
     相手の思いに寄り添った言葉選び
     照れないで伝えられる
     時間をかけて丁寧に
     返事を心待ちにする  など

    このことを議論するつもりはないですが、もう実は諏訪さんのコラムの中に答えは出ていたのかもしれませんね。

     私が今、勤めている職場では、シフトの都合で顔を合わせることができないという人たちもいて、コラムのような「交換日記」が役に立てばといいなと考えています。具体的な紙一枚をじっくり考えてみます。
     貴重な提案をありがとうございました。😊

    1. 諏訪太郎 より:

      おっくんさん、コメントありがとうございます。
      j-solでは色々とお世話になっていたのですが、ネット上ではペンネーム、顔出しなしにて活動していますので、ご挨拶が遅くなってしまい、申し訳ございませんでした。

      交換日記日報について、okメッセージをありがとうございます。
      また、貴重な体験談もありがとうございます。
      体験読ませていただき、業務メールも心遣いなんだなと感じました。
      本当の業務だけのメールだと、誰が書いても同じような文面となり、そこに「心」がないような気がします。
      でも、ちょっと天気の話をしたり、最近起こったことなどを話すと、業務メールに「心」が吹き込まれます。
      書いた人の人柄であったり、考え方であったり、ちょっとほっこりすると思います。
      ザイオンス効果ではないですが、人との信頼関係は接触回数で決まります。
      同じ業務月報とっして、前者の例の業務月報と後者の例では、ほんのちょっとの違いでしょうが、1年たつと「信頼関係」と言う視点でみると大きく違うんじゃないかと思っています。

      書くことの効果については、「紙一枚」の本質を理解されているなと思いましたし、おっくんさんは書くことが好きなんじゃないかなと思いました。
      「紙一枚」については、講師として活動しているのですが、特に上の2つは講座の中でもお伝えしているポイントになります。
      それなので、そんな重要な2つのポイントが、上位に書き出されていて、ちょっと嬉しくなりました。

      「書くこと」はチームの信頼関係構築には効果的ですし、素敵な業務月報を書かれていたおっくんさんでしたら、きっと自分の職場にも生かしていただけるんじゃないかなと楽しみにしております。
      また、進展ありましたら、ぜひ、教えてください!

      1. おっくん より:

        うーん、諏訪さんの手紙を読んでると「その気」になってくるんだなあ!
        不思議です😊

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